Zarządzenie Nr 7/2021 Wójta Gminy Czerwonka z dnia 17 lutego 2021 roku w sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130000,00 zł (netto)
Zarządzenie Nr 7/2021
Wójta Gminy Czerwonka
z dnia 17 lutego 2021 roku
W sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130000,00 zł (netto).
W oparciu o przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny ( Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.), art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 roku poz. 869 z późn. zm.) oraz na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) zarządza się co następuje:
§ 1
Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb udzielania w Urzędzie Gminy Czerwonka i jednostkach organizacyjnych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w skali roku (w roku budżetowym ) kwoty 130000,00 zł (netto).
§ 2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Prawie Zamówień Publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.).
2) Zamawiający – należy przez to rozumieć – Gminę Czerwonka wraz z własnymi jednostkami organizacyjnymi.
3) Zamówienie – należy przez to rozumieć odpłatne usługi, dostawy lub roboty budowlane realizowane na rzecz zamawiającego o wartość nieprzekraczającej w skali roku kwoty 130000,00 zł (netto).
4) Wartość zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez pracownika zamawiającego z należytą starannością.
5) Dokumencie finansowym – należy przez to rozumieć dokument potwierdzający dokonanie zakupu, w szczególności, fakturę, rachunek, protokół odbioru.
6) Dokumentacji postępowania – należy przez to rozumieć wniosek o wszczęcie postępowania, oferty, protokoły, umowę oraz inne dokumenty dotyczące korespondencji z Wykonawcami.
§ 3
- Zamówień o wartości do 40000,00 zł (netto) dokonuje się z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności, z zastosowaniem trybu określonego w § 4.
- Zamówień o równowartości kwoty 40000,00 zł (netto) i nieprzekraczającej 130000,00 zł (netto) dokonuje się z zachowaniem zasad określonych w ust. 1 oraz trybu określonego w § 5.
- Czynności związane z przygotowaniem i udzieleniem zamówień wymagają dokumentowania na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu.
- Korespondencję z wykonawcami należy prowadzić zgodnie z wyborem prowadzącego postępowania: pisemnie, faksem, telefonicznie lub elektronicznie.
- Osoby wykonujące czynności w postępowaniu powinny zapewnić bezstronność i obiektywizm.
- Dokumentację postępowania przechowuje osoba, która przeprowadziła postępowanie.
§ 4
- Pracownik zamawiającego udzielając zamówienie, o którym mowa w § 3 ust. 1 zobowiązany jest przeprowadzić rozeznanie rynku w następujący sposób:
- rozeznanie rynku do wartości 5000,00 zł (netto) dokonuje telefonicznie lub drogą elektroniczną u dwóch potencjalnych wykonawców i fakt ten opisuje na rachunku lub fakturze zakupu.
- rozeznanie rynku o wartości od 5000,00 zł (netto) do 40000,00 zł (netto) polega na ustaleniu cen co najmniej u dwóch potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: łączności telefonicznej, telefaksowej i internetowej i wybraniu oferty korzystniejszej. Czynność wyboru w formie rozeznania rynku należy udokumentować w formie notatki, Wzór notatka z rozeznania rynku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Dokument finansowy w formie faktury, rachunku wymaga opisania przez pracownika przeprowadzającego zamówienie.
§ 5
1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia o równowartości kwoty 40000,00 zł (netto) i nieprzekraczającej 130000,00 zł (netto) obejmują w szczególności:
1) sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia,
2) przedłożenia wniosku:
a) Zamawiającemu do zatwierdzenia,
b) Skarbnikowi celem stwierdzenia zgodności wydatku z planem wydatków Zamawiającego,
3) przesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców lub umieszczenie go na stronie BIP Urzędu Gminy Czerwonka (wybór należy do pracownika).
4) Zebranie ofert, z zastrzeżeniem ust. 3.
5) Sporządzenie protokołu z postępowania,
6) Dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty poprzez zatwierdzenie przez Zamawiającego lub osobę upoważnioną protokołu z postępowania,
7) Przygotowanie i przedłożenie do podpisu przez Zamawiającego umowy, umowy o dzieło lub zlecenia na realizację zamówienia z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Zapytanie ofertowe przesyła się do jednego potencjalnego wykonawcy, jeżeli we wniosku o wszczęciu postępowania zostaną wykazane obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie określonemu Wykonawcy.
3. Prowadzący postępowanie może wyjątkowo odstąpić od zebrania ofert w przypadku udokumentowania w protokole postępowania odmowy ich złożenia przez potencjalnych wykonawców.
4. Sporządzenie umów lub zlecenia, o których mowa w ust. 1 pkt. 7, nie jest obowiązkowe w przypadku:
1) udzielenia zamówienia na dostawy i usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych w szczególności na zakup sprzętu RTV, AGD, sprzętu komputerowego, materiałów biurowych, higienicznych oraz ogrodowego itp.
5. Czynności, o których mowa w ust. 1, są przygotowane i przeprowadzane przez pracowników komórki organizacyjnej, której zakres działania i realizowane zadania są bezpośrednio związane z rodzajem i przedmiotem danego zamówienia, a nadzór nad ich realizacją sprawuje właściwy merytorycznie Kierownik.
§ 6
1. Wartość zamówienia ustala wnioskujący o udzielenie zamówienia.
2. Komórki organizacyjne zamawiającego przeprowadzające czynności związane z udzieleniem poszczególnych zamówień zobowiązane są do przechowywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań.
§ 7
Osoby wyznaczone do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają za prawidłowe wykonanie czynności z zachowaniem zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.
§ 8
1. Pracownicy zamawiającego mogą nie stosować zasad określonych w niniejszym zarządzeniu do udzielenia zamówień:
1) w przypadku konieczności udzielenia zamówienia związanego bezpośrednio z usuwaniem skutków awarii – wypadków losowych (pożaru, powodzi itp.) – pracownik po uzyskaniu zgody kierownika jednostki może zlecić realizację zamówienia bez stosowania zasad określonych w niniejszym zarządzeniu,
2) których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją festynów, wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności, nie mają zastosowania zasady niniejszego regulaminu.
2. Udzielenie zamówienia określonego w ust. 1 pkt. 1 i 2 wymaga udokumentowania w formie protokołu konieczności sporządzonego przez pracownika merytorycznego właściwego dla przedmiotu zamówienia.
§ 9
Warunki zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru najkorzystniejszej
oferty
1. Kierownik lub pracownik na samodzielnym stanowisku zamyka postępowanie o udzielenie zamówienia bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty, lub złożone oferty są niezgodne z treścią zaproszenia,
2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał wydatkować na realizację zamówienia,
3) z innych ważnych powodów.
2. W przypadku konieczności ponownego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, procedura wyboru wykonawcy może być dokonana zgodnie z decyzją kierownika lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.
3. Wykonawca nie może wnosić do zamawiającego żadnych roszczeń związanych z zamknięciem postępowania.
§ 10
Do zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej stosuje się zasady wynikające z przepisów i umów na finansowanie określonych programów jeżeli przewidują inny sposób udzielania zamówień niż wynikający z niniejszego zarządzenia.
§ 11
Traci moc Zarządzenie Nr 11A/2014r. Wójta Gminy Czerwonka z dnia 18 kwietnia 2014 roku.
§ 12
1. Zobowiązuje się kierowników do zapoznania z treścią zarządzenia do wiadomości i stosowania poszczególnych pracowników wydziałów.
2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
(-) Paweł Kacprzykowski
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia 7/2020 Wójta Gminy Czerwonka z dnia 17 lutego 2021 roku
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia 7/2020 Wójta Gminy Czerwonka z dnia 17 lutego 2021 roku