Zarządzenie Nr 7/2021

Wójta Gminy Czerwonka

z dnia 17 lutego 2021 roku

 

W sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130000,00 zł (netto).

 

W oparciu o przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny ( Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.), art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 roku poz. 869 z późn. zm.) oraz na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r.  poz. 713  z późn. zm.) zarządza się co następuje:

 

§ 1

 

Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb udzielania w Urzędzie Gminy Czerwonka i jednostkach organizacyjnych  zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej w skali roku (w roku budżetowym ) kwoty 130000,00 zł (netto).

 

§ 2

 

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1)     Prawie Zamówień Publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.).

2)     Zamawiający – należy przez to rozumieć – Gminę Czerwonka  wraz z własnymi jednostkami organizacyjnymi.

3)     Zamówienie – należy przez to rozumieć odpłatne usługi, dostawy lub roboty budowlane realizowane na rzecz zamawiającego o wartość nieprzekraczającej w skali roku kwoty 130000,00 zł (netto).

4)     Wartość zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez pracownika zamawiającego z należytą starannością.

5)     Dokumencie finansowym – należy przez to rozumieć dokument potwierdzający dokonanie zakupu, w szczególności, fakturę, rachunek, protokół odbioru.

6)     Dokumentacji postępowania – należy przez to rozumieć wniosek o wszczęcie postępowania, oferty, protokoły, umowę oraz inne dokumenty dotyczące korespondencji z Wykonawcami.

 

§ 3

 

1. Zamówień o wartości  do  40000,00 zł (netto) dokonuje się z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności, z zastosowaniem trybu określonego w § 4.
2. Zamówień o równowartości kwoty 40000,00 zł (netto) i nieprzekraczającej 130000,00 zł (netto) dokonuje się z   zachowaniem zasad określonych w ust. 1 oraz trybu określonego w § 5.
3. Czynności związane z przygotowaniem i udzieleniem zamówień wymagają dokumentowania na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu.
4. Korespondencję z wykonawcami należy prowadzić zgodnie z wyborem prowadzącego postępowania: pisemnie, faksem, telefonicznie lub elektronicznie.
5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu powinny zapewnić bezstronność i obiektywizm.
6. Dokumentację postępowania przechowuje osoba, która przeprowadziła postępowanie.

 

§ 4

 

1. Pracownik zamawiającego  udzielając  zamówienie, o którym mowa  w § 3 ust. 1 zobowiązany jest przeprowadzić rozeznanie rynku w następujący sposób:

 

- rozeznanie rynku  do wartości 5000,00 zł (netto) dokonuje telefonicznie lub drogą elektroniczną u dwóch potencjalnych wykonawców i fakt ten opisuje na rachunku lub fakturze zakupu.

 

- rozeznanie rynku o wartości od 5000,00 zł (netto) do 40000,00 zł (netto) polega na ustaleniu cen co najmniej u dwóch potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności: łączności telefonicznej, telefaksowej i internetowej i wybraniu oferty korzystniejszej. Czynność  wyboru w formie rozeznania rynku należy udokumentować w formie notatki, Wzór notatka z rozeznania rynku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego  zarządzenia.

 

2. Dokument finansowy w formie faktury, rachunku wymaga opisania przez pracownika przeprowadzającego zamówienie.

 

§ 5

 

1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia o równowartości kwoty 40000,00 zł (netto) i nieprzekraczającej 130000,00 zł (netto) obejmują w szczególności:

 

1)     sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia,

2)     przedłożenia wniosku:

      a) Zamawiającemu do zatwierdzenia,

      b) Skarbnikowi celem stwierdzenia zgodności wydatku z planem wydatków Zamawiającego,

3)     przesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców lub umieszczenie go na stronie BIP Urzędu Gminy Czerwonka (wybór należy do pracownika).

4)     Zebranie ofert, z zastrzeżeniem ust. 3.

5)     Sporządzenie protokołu z postępowania,

6)     Dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty poprzez zatwierdzenie przez Zamawiającego lub osobę upoważnioną protokołu z postępowania,

7)     Przygotowanie i przedłożenie do podpisu przez Zamawiającego umowy, umowy o dzieło  lub zlecenia na realizację zamówienia z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Zapytanie ofertowe przesyła się do jednego potencjalnego wykonawcy, jeżeli we wniosku o wszczęciu postępowania zostaną wykazane obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie określonemu Wykonawcy.

3. Prowadzący postępowanie może wyjątkowo odstąpić od zebrania ofert w przypadku udokumentowania w protokole postępowania odmowy ich złożenia przez potencjalnych wykonawców.

4. Sporządzenie umów lub zlecenia, o których mowa w ust. 1 pkt. 7, nie jest obowiązkowe w przypadku:

1)     udzielenia zamówienia na dostawy i usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych w szczególności na zakup sprzętu RTV, AGD, sprzętu komputerowego, materiałów  biurowych, higienicznych  oraz ogrodowego itp.

5. Czynności, o których mowa w ust. 1, są przygotowane i przeprowadzane przez pracowników komórki organizacyjnej, której zakres działania i realizowane zadania są bezpośrednio związane z rodzajem i przedmiotem danego zamówienia, a nadzór nad ich realizacją sprawuje właściwy merytorycznie Kierownik.

 

§ 6

 

1. Wartość zamówienia ustala wnioskujący o udzielenie zamówienia.

2. Komórki organizacyjne zamawiającego przeprowadzające czynności związane z udzieleniem poszczególnych zamówień zobowiązane są do przechowywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań.

 

§ 7

 

Osoby wyznaczone do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają za prawidłowe wykonanie czynności z zachowaniem zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.

 

§ 8

 

1. Pracownicy zamawiającego mogą nie stosować zasad określonych w niniejszym zarządzeniu do udzielenia zamówień:

    

1) w przypadku konieczności udzielenia zamówienia związanego bezpośrednio z usuwaniem skutków awarii – wypadków losowych (pożaru, powodzi itp.) – pracownik po uzyskaniu zgody kierownika jednostki może zlecić realizację zamówienia bez stosowania zasad określonych w niniejszym zarządzeniu,

2) których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją festynów,  wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z  gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności, nie mają zastosowania zasady niniejszego regulaminu.

2. Udzielenie zamówienia określonego w ust. 1 pkt. 1 i 2  wymaga udokumentowania w formie protokołu konieczności sporządzonego przez pracownika merytorycznego właściwego dla przedmiotu zamówienia.

 

§ 9

Warunki zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru najkorzystniejszej

oferty

 

1. Kierownik  lub pracownik na samodzielnym stanowisku zamyka postępowanie o udzielenie zamówienia bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli:

1) nie złożono żadnej oferty, lub złożone oferty są niezgodne z treścią zaproszenia,

2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą  zamawiający zamierzał wydatkować na realizację zamówienia,

3) z innych ważnych powodów.

2. W przypadku konieczności ponownego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, procedura wyboru wykonawcy może być dokonana zgodnie z decyzją kierownika lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.

3. Wykonawca nie może wnosić do zamawiającego żadnych roszczeń związanych z zamknięciem postępowania.

 

§ 10

 

Do zamówień finansowanych ze środków Unii Europejskiej stosuje się zasady wynikające z przepisów i umów na finansowanie określonych programów jeżeli przewidują inny sposób udzielania zamówień niż wynikający z niniejszego zarządzenia.

 

§ 11

 

Traci moc Zarządzenie Nr 11A/2014r. Wójta Gminy Czerwonka z dnia 18 kwietnia 2014 roku.

 

§ 12

 

1. Zobowiązuje się kierowników  do zapoznania z treścią zarządzenia do wiadomości i stosowania poszczególnych pracowników wydziałów.

2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 Wójt Gminy

 (-) Paweł Kacprzykowski

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia 7/2020 Wójta Gminy Czerwonka  z dnia 17 lutego 2021 roku 

 

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia 7/2020 Wójta Gminy Czerwonka  z dnia 17 lutego 2021 roku