Modyfikacja treści aktualności 'Stanowisko ds. archiwum Urzędu i obsługi sekretariatu.'
Stanowisko ds. archiwum Urzędu i obsługi sekretariatu.
Do zadań stanowiska ds. archiwum urzędu i obsługi sekretariatu należą:
Prowadzenie archiwum zakładowego:
1. Prowadzenie archiwum urzędu gminy, jednostek podległych.
2. Przechowywanie i zabezpieczenie przed uszkodzeniem przyjętej dokumentacji.
3. Prowadzenie ewidencji akt.
4. Udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym.
5. Przekazywanie materiałów archiwalnych kat. A do archiwum państwowego.
6. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) i udział w jej komisyjnym brakowaniu,
7. Przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub spalenie, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego.
8. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania określonej działalności, systematyczna współpraca z Archiwum Państwowym.
Z zakresu organizacji:
1. Zapewnienie sprawnej organizacji urzędu.
2. Prowadzenie spraw związanych z obsługą Wójta:
1) przygotowanie posiedzeń wójta z kierownikami referatów i jednostek organizacyjnych,
2) przygotowywanie zarządzeń, sporządzanie protokołów, opinii i wniosków oraz przekazywanie ich odpowiednim referatom, pracownikom samodzielnych stanowiskach oraz jednostkom organizacyjnym gminy,
3) nadzór nad realizacją zarządzeń wójta,
4) współpraca z innymi organami.
3. Udział w organizowaniu i przeprowadzaniu spisów i innych badań masowych.
4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynacja przygotowywania odpowiedzi na skargi i wnioski przez poszczególne referaty i pracowników na samodzielnych stanowiskach.
5. Zlecanie wykonania pieczęci.
6. Prowadzenie rejestru wydanych pieczęci.
7. Prowadzenie rejestru zleceń, upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez wójta.
8. Rejestracja wniosków do budżetu gminy oraz ich przekazywanie radzie.
9. Prowadzenie sekretariatu kierownictwa urzędu.
10. Prowadzenie książki kontroli dokonanych w urzędzie.
11. Przyjmowanie i wywieszanie obwieszczeń.
12. Prowadzenie zbioru dzienników ustaw, monitora polskiego, resortowych oraz ich udostępnianie do powszechnego wglądu.
13. Prenumerata czasopism, dzienników i innych wydawnictw.
14. Sporządzanie sprawozdań z zakresu swoich zadań.
15. Przygotowywanie założeń do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z zakresu stanowiska.
16. Obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, ePUAP oraz e-doręczenia.
Z zakresu Biura Obsługi Klienta:
1. Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie ewidencji wpływu korespondencji.
2. Przekazywanie korespondencji do dekretacji papierowej i elektronicznej.
3. Papierowe i elektroniczne przekazywanie korespondencji pracownikom urzędu.
4. Udzielanie informacji interesantom.
5. Pomoc w wypełnianiu niezbędnych druków urzędowych.
6. Obsługa radiostacji.
7. Wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta Gminy, Z-cę Wójta i Sekretarza Gminy.
W razie nieobecności pracownika jego obowiązki wykonuje pracownik na stanowisku ds. kadr, bhp, obsługi Rady, wyborów, gospodarki mieszkaniowej oraz ochrony danych osobowych.